Das Weiterbildungsmanagement speziell für Unternehmen von 200 bis 5000 Mitarbeiter/Innen
WARUM quick&proper®
Weiterbildung braucht eine zukunftsoffene Lösung
Viele Unternehmen setzten und setzen immer noch in der Weiterbildungsverwaltung auf Excel. Nur müssen viele dieser Unternehmen erkennen, dass die bisher bewährten Excel Dateien irgendwann an ihre Grenzen stoßen.
(1) Die Menge der verarbeiteten Daten hat zugenommen und lässt sich mit Excel nicht mehr vernünftig und effizient abbilden und bewältigen.
(2) Der Austausch von Informationen, etwa mit dem Organisationskalender und der Mitarbeiterstammdatenbank wird erforderlich und funktioniert mit Excel nicht oder nur sehr eingeschränkt.
(3) Der Datenzugriff (wer darf wann auf welche Daten zugreifen) lässt sich mit Excel nicht oder nur eingeschränkt effizient regeln. Es gibt somit kein klares Rollen- und Rechtemanagement.
(4) Zudem kommt immer öfter die Anforderung hinzu, dass Anwender/innen zeitgleich von verschiedenen Orten aus Lese- und Schreibzugang benötigen.
HEISST ZUSAMMENFASSEND: Die Weiterbildungsverwaltung läuft mit Excel oder ähnlichen Anwendungen einfach nicht mehr rund. Genau diese Probleme oder Herausforderungen löst quick&proper® schnell und effektiv. Heute und auch in Zukunft.
Weiterbildung braucht eine firmenspezifische Lösung
Es geht nicht nur um das Wissen, sondern auch um die Sicherheit im Unternehmen und um die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.
Eine große Zahl von Mitarbeiter/innen muss schnell, effizient und maßgeschneidert mit Neuerungen vertraut gemacht werden.
Dazu kommt: Immer mehr Kunden, Auditoren und Behörden möchten Nachweise über die regelmäßige Weiterqualifizierung der Mitarbeiter/innen einsehen.
Mit quick&proper® sind firmenspezifische Schulungen rasch erstellt sowie Lernergebnisse dokumentiert und „auf Knopfdruck“ abrufbar.
Weiterbildung braucht EIN System auf Knopfdruck
In vielen Unternehmen ist Weiterbildung immer noch „Stückwerk“. Das sollte nicht sein. Denn Weiterbildungsmanagement funktioniert dann am besten, wenn sämtliche Weiterbildungen, egal ob intern oder extern, nur noch in EINEM System zentral verwaltet werden. Genau das erledigt quick&proper®.
HR-Verantwortliche wissen auf Knopfdruck, wann sie wo welche Schulungen und/oder Unterweisungen durchführen müssen und wer daran teilnehmen wird.
Anmeldungen zu externen Veranstaltungen sind perfekt integriert.
Mitarbeiter/innen können aus einem Schulungskatalog ihre Wunschveranstaltung aussuchen.
Vorgesetzte können Teilnahmen individuell freigeben.
Qualifikationen werden mit Hilfe automatisierter Abläufe auf dem aktuellen Stand gehalten.
Speziell für die HR wird alles durch integrierte Reporting Tools übersichtlicher, plan- und auch kontrollierbarer.
Kosten können den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden.
NUTZEN
EINSATZGEBIETE
SICHERHEITSUNTERWEISUNGEN ZUM ARBEITSSCHUTZ
BRANCHE: GLASBAU & MONTAGE
 | DIE HERAUSFORDERUNG: Infolge stark gestiegener Mitarbeiterzahlen und immer höherer Sicherheitsanforderungen stieß man mit herkömmlichen Präsenzunterweisungen an die Kapazitätsgrenze. Zudem fehlte oft auch der Nachweis über die tatsächlichen Kenntnisse und Fertigkeiten nach einer Schulungsteilnahme („Wirksamkeitsüberprüfung“). Eine solche wird von der AUVA (Allgemeine Unfallversicherungsanstalt) und vom Arbeitsinspektorat eingefordert. Aus diesen Gründen suchte man nach einer neuen digitalen Lösung. |
 | DIE LÖSUNG: Die Mitarbeiter/innen wurden entsprechend ihrer Abteilungszugehörigkeit in der firmeneigenen quick&proper® Plattform angelegt. Die verantwortliche Sicherheitsfachkraft erlernte in kurzer Zeit die Erstellung anschaulicher E-Learning Inhalte und die Bedienung der Lern-Management-Umgebung. Binnen weniger Wochen wurden so selbst gestaltete Online Unterweisungen erfolgreich durchgeführt und natürlich auch dementsprechend dokumentiert. |
 | DAS ERGEBNIS: Heute hat das Unternehmen das optimale Weiterbildungsmanagement für die Gegenwart und die Zukunft. Damit erhöht man nicht nur nachhaltig die Sicherheit im Unternehmen, sondern gewährleistet auch, dass die gesetzlichen Vorschriften erfüllt und dokumentiert werden. |
ANWENDERTRAINING FÜR GESCHÄFTSPARTNER/INNEN
BRANCHE: SOFTWAREDIENSTLEISTUNG / IT
| DIE HERAUSFORDERUNG: Eine Branchensoftware für kleingewerbliche B2B Kundenbetriebe war infolge gesetzlicher Regulierungsmaßnahmen komplett überarbeitet worden. Die Betriebsinhaber/innen und ihre Mitarbeiter/innen sollten rasch und effizient mit neuen Prozessen und Bedienungsvorgaben vertraut gemacht und fortlaufend trainiert werden. |
| DIE LÖSUNG: Die spezielle Kundenstruktur wurde mittels Unternehmensbaum in der quick&proper® Lernplattform DSGVO konform mit Lese- und Schreibrechten abgebildet. Für die Anwender/innen wurde vom Marketingleiter des IT-Unternehmens eine Tutorial-Reihe mit Videoanleitungen erstellt. Jeder Kunde erhielt Zugang zu einem personalisierten Frontend, um für die eigenen Mitarbeiter/innen Schulungen zu buchen und Teilnahmenachweise zu verwalten. Innerhalb von drei Monaten fanden erste Weiterbildungen in Form von Webinaren und Blended-Learning Einheiten statt. |
| DAS ERGEBNIS: Heute besitzt das Unternehmen ein Weiterbildungsmanagementsystem, das nicht nur perfekt auf die eigenen Erfordernisse maßgeschneidert ist, sondern auch sicherstellt, dass die rechtlichen Vorgaben nicht nur erfüllt, sondern auch in Echtzeit dokumentiert werden. |
SCHULUNGEN FÜR VERSICHERUNGSVERMITTLER
BRANCHE: VERSICHERUNG
| DIE HERAUSFORDERUNG: Für Angestellte und angebundene Vermittler traten neue gesetzliche Vorgaben zum Erhalt von Kenntnissen, Fertigkeiten und Kompetenzen in Kraft. Das Versicherungsunternehmen wollte der eigenen Belegschaft und den angebundenen Vermittlern regelmäßige Weiterbildungen ermöglichen und diese auch jederzeit dokumentieren können. |
| DIE LÖSUNG: Angestellte und selbständige Vertriebspartner wurden mit ihren Unternehmensbäumen und Abteilungszuordnungen in einer quick&proper® Plattform angelegt. Für die Durchführung von Webinaren in Kombination mit E-Learning wurde Microsoft Teams mittels Plugin eingebunden. Teilnahmeurkunden mehrerer Weiterbildungspartner und Trainer/innen wurden mittels Templates angelegt. Vertriebspartner können sich zusätzlich über ihr Frontend Schulungen anrechnen lassen, die sie selbst bei anderen Seminaranbietern absolviert haben. Die infolge Covid-19 sehr hohe Auslastung bei Webinaren und E-Learnings wurde von Anfang an bravourös gemeistert. |
| DAS ERGEBNIS: Heute betreibt das Unternehmen ein Weiterbildungsmanagement System, mit dem Aufsichtsbehörden jederzeit die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben für die Qualifikation der MitarbeiterInnen auf Knopfdruck dokumentiert werden kann. Für die angebundenen Vermittler wurde mit der Bereitstellung des Systems zusätzlicher Mehrwert geschaffen, der inzwischen auch zu zusätzlichen Kooperationsanfragen führt. |
E-LEARNING ERWEITERUNG ZUM LERNMANAGEMENT SYSTEM
BRANCHE: HOCH- UND TIEFBAU
| DIE HERAUSFORDERUNG: In einer E-Learning Plattform waren bereits mehrere tausende Weiterbildungsurkunden vorhanden. Präsenzseminare wurden parallel mit einer Seminarsoftware verwaltet, mit der man nicht mehr zufrieden war. Die E-Learning Plattform sollte mittels quick&proper® zu einem unternehmensweit einheitlichen Lernmanagement System ausgebaut werden und die vorherige Seminarverwaltung ersetzen. Zusätzlich sollte die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware für einen Großteil der Belegschaft lerntechnisch unterstützt werden. |
| DIE LÖSUNG: Nach einer intensiven Auftragsklärung wurde die E-Learning Plattform mittels quick&proper® um ein Online Schulungsmanagement erweitert. Die Organisationskalender in Microsoft Outlook und Lotus Notes wurden zur Terminverwaltung angesteuert. Der Informationsaustausch mit der Mitarbeiterstammdatenverwaltung wurde mittels Schnittstelle hergestellt. Mitarbeiter/innen erhielten ein personalisiertes Frontend, in dem sie vergangene und künftige Schulungen verwalten. Für die HR-Leitung wurden mehrere Widgets zur Steuerung der Bildungsaktivitäten erstellt. Bereits während der Implementierung fanden erfolgreiche E-Learning Unterweisungen statt. |
| DAS ERGEBNIS: Heute verwaltet das Unternehmen sowohl Präsenzseminare als auch E-Learning Kurse mit ein und derselben Software. Führungskräfte können Bildungsanfragen ihrer MitarbeiterInnen mittels Frontend bestätigen oder ablehnen. Die Effizienz der externen und firmeninternen Weiterbildung wurde enorm gesteigert. |
WEITERBILDUNG VON FINANZDIENSTLEISTERN
BRANCHE: WERTPAPIERUNTERNEHMEN / VERMÖGENSBERATUNG
| DIE HERAUSFORDERUNG: Ein Wertpapierunternehmen und daran angebundene Geschäftspartner mussten aufgrund verstärkter Kontrollen der Aufsichtsbehörden immer öfters die Erfüllung von Compliance Vorgaben nachweisen. Dies erfolgte anfangs noch mittels Papierablage, dann mit Hilfe einer Access Datenbank, mit der man schließlich ebenfalls an eine Grenze stieß. Es waren immer mehr Qualifizierungen nachzuweisen. Auswertungen für Behörden erforderten einen immer höheren Zeit- und Arbeitsaufwand. |
| DIE LÖSUNG: Eine quick&proper® Plattform wurde eingerichtet. Von Content Agenturen wurden E-Learning Inhalte im SCORM Format zugekauft und als Kurse an die angebundenen Vertriebspartner ausgerollt. Weiterbildungsnachweise konnten ab nun sowohl einzeln als auch in Form eines PDF-Sammeldokuments angezeigt, gespeichert und ausgedruckt werden. Eine Schwerpunktkontrolle der zuständigen Aufsichtsbehörde wenige Wochen nach Inbetriebnahme ergab keine Beanstandungen. |
| DAS ERGEBNIS: Heute spart das Wertpapierunternehmen monatlich dutzende Stunden Verwaltungsaufwand, die früher für die Administration von Qualifizierungen der Geschäftspartner aufgewendet worden waren. Die dadurch freigewordenen Kapazitäten werden erfolgreich in den Ausbau der Vertriebsaktivitäten investiert. |
DATENSCHUTZ
| (1) | Unsere Maßnahmen zum Datenschutz werden jährlich von einer unabhängigen Unternehmensberatung auditiert, die auf IT‑Sicherheit und Datenschutz (DSG, EU‑DSGVO) spezialisiert ist. Diese sorgt auch für die laufende Schulung unserer Mitarbeiter/innen und Geschäftspartner/innen. |
| (2) | Clouddienstleistungen für unsere Kunden werden georedundant innerhalb der Europäischen Union in ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentren gehostet. |
| (3) | Von uns entwickelte Software wird regelmäßig durch eine vom Bundesamt für Verfassungsschutz und Terrorismusbekämpfung akkreditierte Stelle auf mögliche Schwachstellen überprüft. |
PHILOSOPHIE
Software, um E-Learning-Kurse durchführen und Seminare planen und verwalten zu können, gab und gibt es wie Sand am Meer. Genau in diesem Umfeld suchte Johannes Muschik eine passende Lösung für sein eigenes Unternehmen. Aber seine Recherche zeigte schnell, dass die meisten leistungsfähigen Bildungslösungen am Markt für Großkonzerne erdacht wurden. Die Folge: diese sind in der Regel meist komplex, kompliziert, teuer und mit hohen Aufwänden in Bezug auf Implementierung und Customizing verbunden.
Was fehlte, um speziell auch die teuren Lizenzkosten zu sparen, war eine ausgereifte Open Source-Lösung für Unternehmen. Diese gab es damals vorrangig nur für Universitäten und Fachhochschulen. Damit hatten sie für Unternehmen zwei gravierende Nachteile: (1) Es fehlten in der Regel die gerade im unternehmerischen Kontext relevanten Funktionen. (2) Hinzu kam der fehlende Support. So waren die Anwender bei Installation, Wartung und Weiterentwicklung auf sich allein gestellt.
Hier erkannten wir, dass eine Kombination von Open Source E-Learning mit einem firmenspezifischen Weiterbildungsmanagement am Markt fehlte.
ÜBER UNS
Die VERMAK GmbH wurde von Johannes Muschik im Jahr 2007 gegründet. Gegenstand des Unternehmens ist firmenspezifische Weiterbildung sowie Unternehmensberatung für Betriebe von 200 bis 5.000 Beschäftigten.
Genau für diese Unternehmen setzte VERMAK 2014 mit quick&proper® einen neuen digitalen Standard in der firmenspezifischen Weiterbildung. Zuerst eingeführt in den Branchen Versicherungen und Finanzdienstleistungen wird es durch seine vielen Vorteile und Nutzen auch in den Bereichen Handel, Bauwesen, Montage, Dienstleistung und IT geschätzt. Als offenes und zugleich umfassendes System ist es ideal für das Weiterbildungsmanagement im Mittelstand, von der Wissensvermittlung über die Dokumentation bis hin zum Management im Sinne einer laufenden Planung und Kontrolle. Zudem kann es je nach Ausgangssituation und Bedarf perfekt auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden und trägt so nicht nur wesentlich zum Bildungserfolg, sondern auch zur Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben in diesem Bereich bei.
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